Gestion intelligente des documents
Aider les EPC et les propriรฉtaires/exploitants ร  prรฉvenir les reprises et les retards de livraison des projets

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Le rรฉsultat en aval justifie bien lโ€™effort fait en amont

Un investissement continu dans la technologie, les processus et le personnel est nรฉcessaire pour travailler plus intelligemment et plus rapidement afin de livrer les projets sans dรฉpassement de dรฉlais et de budgets malgrรฉ les contraintes associรฉes aux projets de nos jours. Les sociรฉtรฉs dโ€™ingรฉnierie, dโ€™approvisionnement et de construction (en anglais ยซย Engineering, Procurement and Constructionย ยป, EPC) mettent naturellement en pratique les leรงons apprises ร  chaque nouveau projet afin dโ€™augmenter les opportunitรฉs dโ€™amรฉlioration des retours sur leurs investissements. Pour des rรฉsultats optimums, les principales entreprises dโ€™EPC tirent parti de la nouvelle gรฉnรฉration de technologies de contrรดle des projets, capables dโ€™attรฉnuer les problรจmes avant quโ€™ils ne surviennent. La capacitรฉ dโ€™anticiper les imprรฉvus aura un impact profond sur les รฉtapes de livraison, la rentabilitรฉ et les incitations, ainsi que sur les risques commerciaux et les pรฉnalitรฉs. Pour mener ร  bien un projet dโ€™investissement de plusieurs millions de dollars ou un arrรชt prolongรฉ pour maintenance, la capacitรฉ ร  identifier les problรจmes avant quโ€™ils ne surviennent nรฉcessite un peu de prรฉvoyance et dโ€™investissement โ€“ un effort qui rapportera dโ€™รฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie du projet.

Les projets dโ€™aujourdโ€™hui dรฉploient une myriade dโ€™outils systรจme livrรฉs et de pratiques de travail pour prendre en charge la gestion des livrables du projet. Bien que ces contrรดles soient conรงus pour rendre possible des pratiques collaboratives, ils sont souvent de nature disparate, dโ€™oรน un potentiel de surveillance. Plus rรฉcemment, de nouvelles technologies sont apparues sur la base dโ€™analyses prรฉdictives et de contrรดles automatisรฉs pour aider ร  minimaliser le nombre dโ€™erreurs, les retards et les dรฉpenses supplรฉmentaires associรฉs ร  lโ€™exรฉcution de projets complexes. Bien que ces sauvegardes soient utiles pour aider ร  identifier les goulots dโ€™รฉtranglement du projet lorsquโ€™ils se produisent, la rรฉsolution rรฉactive des problรจmes est intrinsรจquement coรปteuse et comporte un niveau de risque plus รฉlevรฉ, en particulier lorsque le problรจme est liรฉ ร  la conformitรฉ ou au contrat.

Gestion des livrables du projet et des RFI

Il existe de nombreuses รฉtapes tout au long de la vie dโ€™un projet dโ€™ingรฉnierie, qui doivent รชtre soigneusement planifiรฉes et surveillรฉes pour garantir le respect des livraisons dans les dรฉlais contractuels. Par exemple, si vous รชtes une sociรฉtรฉ dโ€™EPC recevant des conceptions de plusieurs fournisseurs et prestataires, la gestion de la logistique du projet peut รชtre difficile, en particulier pour ce qui est des livrables. Une bonne illustration de la logistique du deliverables management avec vos prestataires et fournisseurs serait le contrรดle des ยซย espaces rรฉservรฉsย ยป des documents. Les projets crรฉent rรฉguliรจrement des espaces rรฉservรฉs pour les documents afin de prendre en charge les activitรฉs de planification et dโ€™ordonnancement des livrables. Les prestataires et les fournisseurs fourniront souvent des listes de ยซย registre de documents techniquesย ยป pour ยซย rรฉserverย ยป des blocs dโ€™identificateurs de documents techniques de projet. Ces listes contiennent lโ€™ensemble des livrables contractuels que le prestataire ou le fournisseur a lโ€™intention de publier tout au long du projet, y compris les mรฉtadonnรฉes des documents techniques. Des rapports de tableau de bord sont gรฉnรฉrรฉs tout au long du projet et fournissent des informations permettant dโ€™identifier le contenu en retard ou manquant. Ces mรชmes listes peuvent ensuite รชtre mises ร  jour et utilisรฉes pour charger automatiquement du contenu dans les espaces rรฉservรฉs au fur et ร  mesure que le projet avance.

Un autre domaine oรน les tableaux de bord peuvent fournir un aperรงu du projet est la gestion des RFI (demandes dโ€™informations). Lorsque les documents contractuels, les dessins ou les spรฉcifications sont incomplets ou ambigus, le processus de RFI est essentiel pour corriger rapidement ce problรจme. ร‰tant donnรฉ que la RFI est un processus sensible au temps, le suivi de lโ€™avancement, la mise en รฉvidence des RFI en souffrance et la possibilitรฉ de les clรดturer sont essentiels pour garantir la rรฉussite du projet.

Des informations fiables permettent une prise de dรฉcision en toute confiance

Alors que les marges de lโ€™ingรฉnierie et des fournisseurs ont diminuรฉ, la complexitรฉ des projets et les attentes dโ€™exรฉcution se sont intensifiรฉes, obligeant les parties ร  prendre des dรฉcisions plus intelligentes, meilleures et plus rapides. La prise de dรฉcision dรฉpend fortement de la disponibilitรฉ des bonnes informations, pour les bonnes personnes, au bon moment. Tout cela est possible grรขce ร  des plateformes de collaboration sur des projets. Travailler plus intelligemment impose une tolรฉrance zรฉro aux corrections futures. De mรชme, les contributeurs ont besoin dโ€™informations pour รฉviter les surprises dans leur travail quotidien.

La pierre angulaire de toute stratรฉgie dโ€™analyse de projet est dโ€™avoir confiance dans les informations disponibles pour prendre des dรฉcisions รฉclairรฉes en matiรจre dโ€™exรฉcution de projet. Le contrรดle des modifications des informations fiables doit รชtre strict et la plateforme de collaboration doit fournir une approche disciplinรฉe pour la gestion de tous les documents pertinents. Une fois quโ€™une source dโ€™informations fiable est compromise, la confiance des consommateurs sโ€™estompe, la dรฉpendance ร  lโ€™รฉgard dโ€™une vรฉrification coรปteuse sur le terrain refait surface et lโ€™inefficacitรฉ rรฉapparaรฎt dans le processus des livrables du projet. Plus important encore, les mises ร  jour progressives dโ€™informations, y compris les donnรฉes de terrain conformes ร  lโ€™exรฉcution et les annotations redline, doivent remonter le cycle de revue et dโ€™approbation avant dโ€™รชtre intรฉgrรฉes ร  la base de connaissances fiable

ยซย La capacitรฉ dโ€™identifier les problรจmes avant quโ€™ils ne surviennent nรฉcessite un peu de prรฉvoyance et dโ€™investissement โ€“ un effort qui rapportera dโ€™รฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie du projetย ยป

ยซย La capacitรฉ dโ€™identifier les problรจmes avant quโ€™ils ne surviennent nรฉcessite un peu de prรฉvoyance et dโ€™investissement โ€“ un effort qui rapportera dโ€™รฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie du projetย ยป

Dรฉcouvrez ce que vous ne savez pas

Aujourdโ€™hui dans notre secteur, la prรฉvisibilitรฉ des projets, cโ€™est-ร -dire la capacitรฉ de minimaliser ou dโ€™รฉliminer les surprises potentielles dรฉcouvertes grรขce aux informations des projets, est un dรฉfi permanent. Dans tout projet de grande envergure, la gestion des produits livrรฉs par les prestataires et les fournisseurs reprรฉsente un dรฉfi logistique important. Avoir des informations sur lโ€™รฉtat actuel des livrables peut apporter de la valeur et une nouvelle perspective ร  un problรจme, ou aider ร  mieux comprendre la situation dโ€™un projet.

Les informations sur les projets doivent รชtre รฉchangรฉes en permanence. De plus, avoir de la visibilitรฉ sur lโ€™avancement des documents livrables comme outil de mesure de la valeur acquise a toujours รฉtรฉ un dรฉfi sur des projets trรจs complexes. Respect des obligations contractuelles โ€“ Sโ€™assurer que les dรฉlais de soumission et les dรฉlais dโ€™exรฉcution des accords contractuels sont respectรฉs rรฉduit le risque potentiel de diffรฉrends et augmente la probabilitรฉ dโ€™incitations ร  la performance.

Pour prendre un exemple du secteur pรฉtrolier et gazier, un projet typique pourrait impliquerย :

  • Des dizaines ou des centaines de fournisseurs et de prestataires de plusieurs pays.
  • Des centaines ร  des milliers de Work Packages
  • Des milliards de dollars dโ€™investissements dans lโ€™รฉquipement et le matรฉriel
  • Des milliers de documents soumis chaque mois

Les maรฎtres dโ€™ouvrage doivent sโ€™assurer que les documents sont examinรฉs et remis dans les dรฉlais convenus dans le contract. Les documents doivent รชtre exacts, complets, de qualitรฉ et de fiabilitรฉ connues pendant le processus continu de transfert dโ€™un projet.

En matiรจre de transfert aux opรฉrations, ce que vous ne savez pas pourrait vous surprendre au moment oรน vous vous y attendez le moins. Si vous รชtes un exploitant, vous recevrez de nombreux livrables contractuels lors du transfert aux opรฉrations, que vous devez vรฉrifier pour vous assurer quโ€™ils sont conformes ร  votre commande. Dans le cadre du processus de transfert aux opรฉrations, vous devrez รฉgalement vรฉrifier que le contenu soumis est complet.

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Avoir une รฉpiphanie pour un projet

La prรฉvention des dรฉrapages et des retards dโ€™un projet dรฉpend intrinsรจquement de la finesse des informations. ยซย Si seulement jโ€™avais suย ยป ou ยซย je nโ€™avais jamais vu รงa venirย ยป sont deux des phrases les plus redoutรฉes quโ€™aucun manager ne veut entendre sur nโ€™importe quel projet.

Le principal dรฉfi pour surmonter les surprises du projet est la capacitรฉ ร  fournir un processus de deliverables management auditable de bout en bout. Une solution complรจte des informations sur le projet permettra aux chefs de projet deย :

  • Rรฉduire les risques de litige en capturant les pistes dโ€™audit
  • ร‰viter lโ€™utilisation coรปteuse dโ€™informations obsolรจtes fournies aux prestataires et fournisseurs
  • Tenir un registre prรฉcis des รฉchanges dโ€™informations avec des tiers
  • Identifier les problรจmes potentiels avant quโ€™ils ne deviennent de vrais problรจm

Une quantitรฉ considรฉrable de donnรฉes est collectรฉe au cours du processus de deliverables management. Les rapports peuvent รชtre configurรฉs sur la base de ces donnรฉes pour permettre aux chefs de projet de devenir plus proactifs, dโ€™optimiser les processus, dโ€™รฉviter les retards de projet et dโ€™รฉvaluer les performances des prestataires et des fournisseurs.

Les tableaux de bord sont rรฉguliรจrement utilisรฉs pour obtenir des informations sur la valeur acquise, ce qui les rend idรฉaux pour identifier les problรจmes potentiels avant quโ€™ils ne deviennent de vรฉritables problรจmes. Les tableaux de bord fournissent รฉgalement des informations de type indicateurs de performance clรฉs pertinents pour un workflow de livrable ou de processus.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de ยซย questions commercialesย ยป auxquelles une solution dโ€™informations sur le projet peut aider ร  rรฉpondreย :

Quel est le statut des contrats, des sous-contrats et des bons de commandeย ?

  • Lesquels ne sont pas sur la bonne voie ou ร  risque ?
  • Oรน y a-t-il des goulots dโ€™รฉtranglement ?
  • Quelle est la charge de travail prรฉvisionnelle ?
  • Comment mon รฉquipe se comporte-t-elle ?
  • ร€ quelle vitesse traitons-nous les documents techniques soumis par les prestataires ?
  • Comment le travail est-il rรฉparti dans lโ€™รฉquipe ?
  • Quelle est la valeur acquise basรฉe sur les pondรฉrations des livrables ?

Sommes-nous en conformitรฉ avec le contratย ?

  • Faisons-nous la revue des documents techniques dans les dรฉlais convenus ?

Quelles sont les performances des prestatairesย ?

  • Combien de prestataires dรฉpassent les dรฉlais de soumission des documents ?
  • Combien dโ€™entre eux ne respectent pas la date de retour des documents techniques soumis ?
  • Quelles รฉtapes manquons-nous ou mettons-nous en danger parce que les fournisseurs ne soumettent pas les informations ร  temps ?

La solution dโ€™Idox pour les informations de projets permet aux superviseurs et aux chefs de projet de mieux comprendre la rรฉalitรฉ dโ€™un รฉvรฉnement liรฉ ร  la livraison dโ€™un projet. Quoique souvent simple, la grande utilitรฉ de cette solution se voit distinctement lorsque la solution ร  un problรจme se prรฉsente soudainement, rรฉvรฉlant ainsi une vision claire pour dรฉcouvrir les problรจmes avant quโ€™ils ne se produisent.

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Passer de la rรฉaction aux problรจmes ร  lโ€™anticipation des problรจmes

Les projets dรฉploient de nombreuses mรฉthodes traditionnelles pour aider ร  rรฉsoudre des problรจmes complexes en utilisant une combinaison de processus dโ€™automatisation et de travail manuel au fur et ร  mesure quโ€™ils surviennent au cours du cycle de vie. Le processus de rรฉsolution des problรจmes suscite une rรฉponse rรฉactive de la part dโ€™un ou de plusieurs participants au projet. Lโ€™inefficacitรฉ inhรฉrente ร  cette approche est que les personnes impliquรฉes dans la recherche et la rรฉsolution du problรจme sont distraites de leurs tรขches normalement planifiรฉes, et dans de nombreux cas, les prioritรฉs de la charge de travail doivent รชtre rรฉexaminรฉes. Bien que nous ne puissions รฉvidemment pas ignorer ce type dโ€™activitรฉ ad hoc, nous pouvons certainement travailler plus intelligemment pour รฉviter ces inefficacitรฉs en amont.

Gรฉnรฉralement, les problรจmes liรฉs aux projets se rรฉsolvent relativement rapidement une fois que les donnรฉes et les documents nรฉcessaires ont รฉtรฉ identifiรฉs. Lโ€™effort de recherche et de collecte des informations nรฉcessaires ร  la rรฉsolution de ces problรจmes peut sโ€™avรฉrer trรจs lourd. Cโ€™est prรฉcisรฉment ici que les gains dโ€™efficacitรฉ peuvent รชtre les plus importants si les efforts dโ€™anticipation pertinents sont faits. Le passage dโ€™une approche de rรฉaction aux problรจmes ร  une approche dโ€™anticipation des problรจmes ne nรฉcessite pas une modification de vos processus de travail actuels, mais un simple changement de votre faรงon dโ€™envisager la rรฉsolution des problรจmes.

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Informations pour prรฉvenir les problรจmes

Alors que lโ€™atelier de fabrication se prรฉpare ร  souder lโ€™une des nombreuses bobines de tuyaux en chrome-molybdรจne trรจs coรปteuses pour le projet, le chef de projet reรงoit une alerte de notification automatisรฉe par e-mail indiquant que lโ€™approbation de lโ€™analyse des contraintes par lโ€™รฉquipe dโ€™ingรฉnieurs en mรฉcanique est en retard. Le cycle dโ€™approbation de lโ€™analyse a pris plus de temps que prรฉvu en raison dโ€™un changement de code et lโ€™analyse mise ร  jour nรฉcessite un changement de configuration de la bobine en raison de contraintes thermiques plus รฉlevรฉes exercรฉes sur le systรจme de tuyauterie. La fabrication est suspendue, les corrections futures coรปteuses sont รฉvitรฉes, le chef de projet pousse un soupir de soulagement et beaucoup de temps et dโ€™argent sont รฉconomisรฉs sur le projet.

Lโ€™identification des problรจmes potentiels avant quโ€™ils ne deviennent des problรจmes rรฉels se traduit par un gain substantiel dโ€™efficacitรฉ du projet. La capacitรฉ ร  acquรฉrir une comprรฉhension prรฉcise et intuitive de la performance du projet ร  la demande peut transformer la rรฉsolution de problรจmes en recherche de problรจmes. La recherche de problรจmes permet aux chefs de projet de prendre des mesures prรฉventives pour รฉviter les distractions de production et les retards de planification. Lโ€™utilisation de technologies telles que les tableaux de bord pour prรฉsenter les informations dans leur contexte est simplement la mรฉthode de communication graphique, lโ€™analyse des informations sur le projet รฉtant ce qui fournit lโ€™approche vigoureuse des deliverables management et de contrรดle qui rรฉvรจlent des informations prรฉdictives clรฉs.

Lโ€™ajout dโ€™un peu dโ€™informations peut apporter une toute nouvelle perspective ร  la prรฉvision des problรจmes potentiels avant quโ€™ils ne surviennent en รฉvitant lโ€™รฉlรฉment de surprise. Les rapports automatisรฉs doivent prรฉsenter les informations de maniรจre simple pour que les responsables puissent les consommer. La solution pour informations de projets dโ€™Idox aide les responsables de projet et de ligne ร  anticiper ce qui nโ€™est pas รฉvident, ร  prรฉvenir les problรจmes avant quโ€™ils ne surviennent, ร  rendre chacun plus efficace dans son travail afin quโ€™il passe moins de temps ร  rรฉagir aux problรจmes ou ร  les rรฉsoudre.

Planifier lโ€™avenir

Les EPC et leurs prestataires participant ร  la fois aux projets de rรฉhabilitation et dโ€™urbanisation sont de plus en plus soucieux du contrรดle des livrables interdisciplinaires et du partage des connaissances. Les technologies innovantes dโ€™analyse des informations de projet sont mises en ล“uvre plus frรฉquemment dans des secteurs hautement rรฉglementรฉs oรน les erreurs comportent des risques contractuels et financiers importants. Une approche intentionnelle de gestion des informations sur le parcours des projets tout au long du cycle de vie des installations peut aider les entreprises ร  rester compรฉtitives.

La frรฉquence du changement persistera toujours et lโ€™impact du changement sera toujours une variable. Le dรฉfi consiste donc ร  se prรฉmunir contre les mauvaises surprises en cours de route. Les attentes en matiรจre dโ€™automatisation et de productivitรฉ continueront dโ€™augmenter, parallรจlement ร  des exigences accrues en matiรจre de qualitรฉ et de rapiditรฉ, mรชme si des changements sont apportรฉs aux รฉtendues
de travaux, aux exigences du projet et aux applications logicielles โ€“ les plannings sont compressรฉs et les marges diminuent. Avoir des informations sur la santรฉ de votre projet peut attรฉnuer les corrections futures et constitue le meilleur moyen dโ€™assurer le succรจs du projet.

Enfin, lโ€™anticipation des problรจmes nรฉcessitera des ajustements culturels et une technologie prรฉdictive pour vous permettre de mieux planifier lโ€™avenir au lieu de rรฉagir aux problรจmes au fur et ร  mesure quโ€™ils surviennent. La solution dโ€™analyse des informations de projets dโ€™Idox vous aidera ร  prendre des dรฉcisions plus rรฉflรฉchies et ร  prรฉvenir les problรจmes de projet courants en traitant les symptรดmes sous-jacents avant quโ€™ils nโ€™apparaissent.

Une rรฉputation de rรฉussite constante des projets et un solide portefeuille de projets rรฉfรฉrenรงables sont essentiels pour prรฉserver la fidรฉlitรฉ des clients et dรฉcrocher de nouveaux contrats. Le niveau dโ€™investissement, au dรฉbut du projet, dans les capacitรฉs qui fournissent des informations, sera proportionnel ร  la capacitรฉ dโ€™anticiper les problรจmes potentiels pendant le cycle de vie du projet. Un investissement judicieux lors de la prรฉparation du projet rapportera dโ€™รฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie de lโ€™actif et maintiendra votre entreprise constamment en tรชte de la liste des soumissionnaires.