Gestion intelligente des documents
Aider les EPC et les propriรฉtaires/exploitants ร prรฉvenir les reprises et les retards de livraison des projets
Le rรฉsultat en aval justifie bien lโeffort fait en amont
Un investissement continu dans la technologie, les processus et le personnel est nรฉcessaire pour travailler plus intelligemment et plus rapidement afin de livrer les projets sans dรฉpassement de dรฉlais et de budgets malgrรฉ les contraintes associรฉes aux projets de nos jours. Les sociรฉtรฉs dโingรฉnierie, dโapprovisionnement et de construction (en anglais ยซย Engineering, Procurement and Constructionย ยป, EPC) mettent naturellement en pratique les leรงons apprises ร chaque nouveau projet afin dโaugmenter les opportunitรฉs dโamรฉlioration des retours sur leurs investissements. Pour des rรฉsultats optimums, les principales entreprises dโEPC tirent parti de la nouvelle gรฉnรฉration de technologies de contrรดle des projets, capables dโattรฉnuer les problรจmes avant quโils ne surviennent. La capacitรฉ dโanticiper les imprรฉvus aura un impact profond sur les รฉtapes de livraison, la rentabilitรฉ et les incitations, ainsi que sur les risques commerciaux et les pรฉnalitรฉs. Pour mener ร bien un projet dโinvestissement de plusieurs millions de dollars ou un arrรชt prolongรฉ pour maintenance, la capacitรฉ ร identifier les problรจmes avant quโils ne surviennent nรฉcessite un peu de prรฉvoyance et dโinvestissement โ un effort qui rapportera dโรฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie du projet.
Les projets dโaujourdโhui dรฉploient une myriade dโoutils systรจme livrรฉs et de pratiques de travail pour prendre en charge la gestion des livrables du projet. Bien que ces contrรดles soient conรงus pour rendre possible des pratiques collaboratives, ils sont souvent de nature disparate, dโoรน un potentiel de surveillance. Plus rรฉcemment, de nouvelles technologies sont apparues sur la base dโanalyses prรฉdictives et de contrรดles automatisรฉs pour aider ร minimaliser le nombre dโerreurs, les retards et les dรฉpenses supplรฉmentaires associรฉs ร lโexรฉcution de projets complexes. Bien que ces sauvegardes soient utiles pour aider ร identifier les goulots dโรฉtranglement du projet lorsquโils se produisent, la rรฉsolution rรฉactive des problรจmes est intrinsรจquement coรปteuse et comporte un niveau de risque plus รฉlevรฉ, en particulier lorsque le problรจme est liรฉ ร la conformitรฉ ou au contrat.
- Le rรฉsultat en aval justifie bien lโeffort fait en amont
- Gestion des livrables du projet et des RFI
- Des informations fiables permettent une prise de dรฉcision en toute confiance
- Dรฉcouvrez ce que vous ne savez pas
- Avoir une รฉpiphanie pour un projet
- Passer de la rรฉaction aux problรจmes ร lโanticipation des problรจmes
- Aperรงu pour prรฉvenir les problรจmes
- Planifier lโavenir
Gestion des livrables du projet et des RFI
Il existe de nombreuses รฉtapes tout au long de la vie dโun projet dโingรฉnierie, qui doivent รชtre soigneusement planifiรฉes et surveillรฉes pour garantir le respect des livraisons dans les dรฉlais contractuels. Par exemple, si vous รชtes une sociรฉtรฉ dโEPC recevant des conceptions de plusieurs fournisseurs et prestataires, la gestion de la logistique du projet peut รชtre difficile, en particulier pour ce qui est des livrables. Une bonne illustration de la logistique du deliverables management avec vos prestataires et fournisseurs serait le contrรดle des ยซย espaces rรฉservรฉsย ยป des documents. Les projets crรฉent rรฉguliรจrement des espaces rรฉservรฉs pour les documents afin de prendre en charge les activitรฉs de planification et dโordonnancement des livrables. Les prestataires et les fournisseurs fourniront souvent des listes de ยซย registre de documents techniquesย ยป pour ยซย rรฉserverย ยป des blocs dโidentificateurs de documents techniques de projet. Ces listes contiennent lโensemble des livrables contractuels que le prestataire ou le fournisseur a lโintention de publier tout au long du projet, y compris les mรฉtadonnรฉes des documents techniques. Des rapports de tableau de bord sont gรฉnรฉrรฉs tout au long du projet et fournissent des informations permettant dโidentifier le contenu en retard ou manquant. Ces mรชmes listes peuvent ensuite รชtre mises ร jour et utilisรฉes pour charger automatiquement du contenu dans les espaces rรฉservรฉs au fur et ร mesure que le projet avance.
Un autre domaine oรน les tableaux de bord peuvent fournir un aperรงu du projet est la gestion des RFI (demandes dโinformations). Lorsque les documents contractuels, les dessins ou les spรฉcifications sont incomplets ou ambigus, le processus de RFI est essentiel pour corriger rapidement ce problรจme. รtant donnรฉ que la RFI est un processus sensible au temps, le suivi de lโavancement, la mise en รฉvidence des RFI en souffrance et la possibilitรฉ de les clรดturer sont essentiels pour garantir la rรฉussite du projet.
Des informations fiables permettent une prise de dรฉcision en toute confiance
Alors que les marges de lโingรฉnierie et des fournisseurs ont diminuรฉ, la complexitรฉ des projets et les attentes dโexรฉcution se sont intensifiรฉes, obligeant les parties ร prendre des dรฉcisions plus intelligentes, meilleures et plus rapides. La prise de dรฉcision dรฉpend fortement de la disponibilitรฉ des bonnes informations, pour les bonnes personnes, au bon moment. Tout cela est possible grรขce ร des plateformes de collaboration sur des projets. Travailler plus intelligemment impose une tolรฉrance zรฉro aux corrections futures. De mรชme, les contributeurs ont besoin dโinformations pour รฉviter les surprises dans leur travail quotidien.
La pierre angulaire de toute stratรฉgie dโanalyse de projet est dโavoir confiance dans les informations disponibles pour prendre des dรฉcisions รฉclairรฉes en matiรจre dโexรฉcution de projet. Le contrรดle des modifications des informations fiables doit รชtre strict et la plateforme de collaboration doit fournir une approche disciplinรฉe pour la gestion de tous les documents pertinents. Une fois quโune source dโinformations fiable est compromise, la confiance des consommateurs sโestompe, la dรฉpendance ร lโรฉgard dโune vรฉrification coรปteuse sur le terrain refait surface et lโinefficacitรฉ rรฉapparaรฎt dans le processus des livrables du projet. Plus important encore, les mises ร jour progressives dโinformations, y compris les donnรฉes de terrain conformes ร lโexรฉcution et les annotations redline, doivent remonter le cycle de revue et dโapprobation avant dโรชtre intรฉgrรฉes ร la base de connaissances fiable
ยซย La capacitรฉ dโidentifier les problรจmes avant quโils ne surviennent nรฉcessite un peu de prรฉvoyance et dโinvestissement โ un effort qui rapportera dโรฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie du projetย ยป
ยซย La capacitรฉ dโidentifier les problรจmes avant quโils ne surviennent nรฉcessite un peu de prรฉvoyance et dโinvestissement โ un effort qui rapportera dโรฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie du projetย ยป
Dรฉcouvrez ce que vous ne savez pas
Aujourdโhui dans notre secteur, la prรฉvisibilitรฉ des projets, cโest-ร -dire la capacitรฉ de minimaliser ou dโรฉliminer les surprises potentielles dรฉcouvertes grรขce aux informations des projets, est un dรฉfi permanent. Dans tout projet de grande envergure, la gestion des produits livrรฉs par les prestataires et les fournisseurs reprรฉsente un dรฉfi logistique important. Avoir des informations sur lโรฉtat actuel des livrables peut apporter de la valeur et une nouvelle perspective ร un problรจme, ou aider ร mieux comprendre la situation dโun projet.
Les informations sur les projets doivent รชtre รฉchangรฉes en permanence. De plus, avoir de la visibilitรฉ sur lโavancement des documents livrables comme outil de mesure de la valeur acquise a toujours รฉtรฉ un dรฉfi sur des projets trรจs complexes. Respect des obligations contractuelles โ Sโassurer que les dรฉlais de soumission et les dรฉlais dโexรฉcution des accords contractuels sont respectรฉs rรฉduit le risque potentiel de diffรฉrends et augmente la probabilitรฉ dโincitations ร la performance.
Pour prendre un exemple du secteur pรฉtrolier et gazier, un projet typique pourrait impliquerย :
- Des dizaines ou des centaines de fournisseurs et de prestataires de plusieurs pays.
- Des centaines ร des milliers de Work Packages
- Des milliards de dollars dโinvestissements dans lโรฉquipement et le matรฉriel
- Des milliers de documents soumis chaque mois
Les maรฎtres dโouvrage doivent sโassurer que les documents sont examinรฉs et remis dans les dรฉlais convenus dans le contract. Les documents doivent รชtre exacts, complets, de qualitรฉ et de fiabilitรฉ connues pendant le processus continu de transfert dโun projet.
En matiรจre de transfert aux opรฉrations, ce que vous ne savez pas pourrait vous surprendre au moment oรน vous vous y attendez le moins. Si vous รชtes un exploitant, vous recevrez de nombreux livrables contractuels lors du transfert aux opรฉrations, que vous devez vรฉrifier pour vous assurer quโils sont conformes ร votre commande. Dans le cadre du processus de transfert aux opรฉrations, vous devrez รฉgalement vรฉrifier que le contenu soumis est complet.
Avoir une รฉpiphanie pour un projet
La prรฉvention des dรฉrapages et des retards dโun projet dรฉpend intrinsรจquement de la finesse des informations. ยซย Si seulement jโavais suย ยป ou ยซย je nโavais jamais vu รงa venirย ยป sont deux des phrases les plus redoutรฉes quโaucun manager ne veut entendre sur nโimporte quel projet.
Le principal dรฉfi pour surmonter les surprises du projet est la capacitรฉ ร fournir un processus de deliverables management auditable de bout en bout. Une solution complรจte des informations sur le projet permettra aux chefs de projet deย :
- Rรฉduire les risques de litige en capturant les pistes dโaudit
- รviter lโutilisation coรปteuse dโinformations obsolรจtes fournies aux prestataires et fournisseurs
- Tenir un registre prรฉcis des รฉchanges dโinformations avec des tiers
- Identifier les problรจmes potentiels avant quโils ne deviennent de vrais problรจm
Une quantitรฉ considรฉrable de donnรฉes est collectรฉe au cours du processus de deliverables management. Les rapports peuvent รชtre configurรฉs sur la base de ces donnรฉes pour permettre aux chefs de projet de devenir plus proactifs, dโoptimiser les processus, dโรฉviter les retards de projet et dโรฉvaluer les performances des prestataires et des fournisseurs.
Les tableaux de bord sont rรฉguliรจrement utilisรฉs pour obtenir des informations sur la valeur acquise, ce qui les rend idรฉaux pour identifier les problรจmes potentiels avant quโils ne deviennent de vรฉritables problรจmes. Les tableaux de bord fournissent รฉgalement des informations de type indicateurs de performance clรฉs pertinents pour un workflow de livrable ou de processus.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de ยซย questions commercialesย ยป auxquelles une solution dโinformations sur le projet peut aider ร rรฉpondreย :
Quel est le statut des contrats, des sous-contrats et des bons de commandeย ?
- Lesquels ne sont pas sur la bonne voie ou ร risque ?
- Oรน y a-t-il des goulots dโรฉtranglement ?
- Quelle est la charge de travail prรฉvisionnelle ?
- Comment mon รฉquipe se comporte-t-elle ?
- ร quelle vitesse traitons-nous les documents techniques soumis par les prestataires ?
- Comment le travail est-il rรฉparti dans lโรฉquipe ?
- Quelle est la valeur acquise basรฉe sur les pondรฉrations des livrables ?
Sommes-nous en conformitรฉ avec le contratย ?
- Faisons-nous la revue des documents techniques dans les dรฉlais convenus ?
Quelles sont les performances des prestatairesย ?
- Combien de prestataires dรฉpassent les dรฉlais de soumission des documents ?
- Combien dโentre eux ne respectent pas la date de retour des documents techniques soumis ?
- Quelles รฉtapes manquons-nous ou mettons-nous en danger parce que les fournisseurs ne soumettent pas les informations ร temps ?
La solution dโIdox pour les informations de projets permet aux superviseurs et aux chefs de projet de mieux comprendre la rรฉalitรฉ dโun รฉvรฉnement liรฉ ร la livraison dโun projet. Quoique souvent simple, la grande utilitรฉ de cette solution se voit distinctement lorsque la solution ร un problรจme se prรฉsente soudainement, rรฉvรฉlant ainsi une vision claire pour dรฉcouvrir les problรจmes avant quโils ne se produisent.
Passer de la rรฉaction aux problรจmes ร lโanticipation des problรจmes
Les projets dรฉploient de nombreuses mรฉthodes traditionnelles pour aider ร rรฉsoudre des problรจmes complexes en utilisant une combinaison de processus dโautomatisation et de travail manuel au fur et ร mesure quโils surviennent au cours du cycle de vie. Le processus de rรฉsolution des problรจmes suscite une rรฉponse rรฉactive de la part dโun ou de plusieurs participants au projet. Lโinefficacitรฉ inhรฉrente ร cette approche est que les personnes impliquรฉes dans la recherche et la rรฉsolution du problรจme sont distraites de leurs tรขches normalement planifiรฉes, et dans de nombreux cas, les prioritรฉs de la charge de travail doivent รชtre rรฉexaminรฉes. Bien que nous ne puissions รฉvidemment pas ignorer ce type dโactivitรฉ ad hoc, nous pouvons certainement travailler plus intelligemment pour รฉviter ces inefficacitรฉs en amont.
Gรฉnรฉralement, les problรจmes liรฉs aux projets se rรฉsolvent relativement rapidement une fois que les donnรฉes et les documents nรฉcessaires ont รฉtรฉ identifiรฉs. Lโeffort de recherche et de collecte des informations nรฉcessaires ร la rรฉsolution de ces problรจmes peut sโavรฉrer trรจs lourd. Cโest prรฉcisรฉment ici que les gains dโefficacitรฉ peuvent รชtre les plus importants si les efforts dโanticipation pertinents sont faits. Le passage dโune approche de rรฉaction aux problรจmes ร une approche dโanticipation des problรจmes ne nรฉcessite pas une modification de vos processus de travail actuels, mais un simple changement de votre faรงon dโenvisager la rรฉsolution des problรจmes.
Informations pour prรฉvenir les problรจmes
Alors que lโatelier de fabrication se prรฉpare ร souder lโune des nombreuses bobines de tuyaux en chrome-molybdรจne trรจs coรปteuses pour le projet, le chef de projet reรงoit une alerte de notification automatisรฉe par e-mail indiquant que lโapprobation de lโanalyse des contraintes par lโรฉquipe dโingรฉnieurs en mรฉcanique est en retard. Le cycle dโapprobation de lโanalyse a pris plus de temps que prรฉvu en raison dโun changement de code et lโanalyse mise ร jour nรฉcessite un changement de configuration de la bobine en raison de contraintes thermiques plus รฉlevรฉes exercรฉes sur le systรจme de tuyauterie. La fabrication est suspendue, les corrections futures coรปteuses sont รฉvitรฉes, le chef de projet pousse un soupir de soulagement et beaucoup de temps et dโargent sont รฉconomisรฉs sur le projet.
Lโidentification des problรจmes potentiels avant quโils ne deviennent des problรจmes rรฉels se traduit par un gain substantiel dโefficacitรฉ du projet. La capacitรฉ ร acquรฉrir une comprรฉhension prรฉcise et intuitive de la performance du projet ร la demande peut transformer la rรฉsolution de problรจmes en recherche de problรจmes. La recherche de problรจmes permet aux chefs de projet de prendre des mesures prรฉventives pour รฉviter les distractions de production et les retards de planification. Lโutilisation de technologies telles que les tableaux de bord pour prรฉsenter les informations dans leur contexte est simplement la mรฉthode de communication graphique, lโanalyse des informations sur le projet รฉtant ce qui fournit lโapproche vigoureuse des deliverables management et de contrรดle qui rรฉvรจlent des informations prรฉdictives clรฉs.
Lโajout dโun peu dโinformations peut apporter une toute nouvelle perspective ร la prรฉvision des problรจmes potentiels avant quโils ne surviennent en รฉvitant lโรฉlรฉment de surprise. Les rapports automatisรฉs doivent prรฉsenter les informations de maniรจre simple pour que les responsables puissent les consommer. La solution pour informations de projets dโIdox aide les responsables de projet et de ligne ร anticiper ce qui nโest pas รฉvident, ร prรฉvenir les problรจmes avant quโils ne surviennent, ร rendre chacun plus efficace dans son travail afin quโil passe moins de temps ร rรฉagir aux problรจmes ou ร les rรฉsoudre.
Planifier lโavenir
Les EPC et leurs prestataires participant ร la fois aux projets de rรฉhabilitation et dโurbanisation sont de plus en plus soucieux du contrรดle des livrables interdisciplinaires et du partage des connaissances. Les technologies innovantes dโanalyse des informations de projet sont mises en ลuvre plus frรฉquemment dans des secteurs hautement rรฉglementรฉs oรน les erreurs comportent des risques contractuels et financiers importants. Une approche intentionnelle de gestion des informations sur le parcours des projets tout au long du cycle de vie des installations peut aider les entreprises ร rester compรฉtitives.
La frรฉquence du changement persistera toujours et lโimpact du changement sera toujours une variable. Le dรฉfi consiste donc ร se prรฉmunir contre les mauvaises surprises en cours de route. Les attentes en matiรจre dโautomatisation et de productivitรฉ continueront dโaugmenter, parallรจlement ร des exigences accrues en matiรจre de qualitรฉ et de rapiditรฉ, mรชme si des changements sont apportรฉs aux รฉtendues
de travaux, aux exigences du projet et aux applications logicielles โ les plannings sont compressรฉs et les marges diminuent. Avoir des informations sur la santรฉ de votre projet peut attรฉnuer les corrections futures et constitue le meilleur moyen dโassurer le succรจs du projet.
Enfin, lโanticipation des problรจmes nรฉcessitera des ajustements culturels et une technologie prรฉdictive pour vous permettre de mieux planifier lโavenir au lieu de rรฉagir aux problรจmes au fur et ร mesure quโils surviennent. La solution dโanalyse des informations de projets dโIdox vous aidera ร prendre des dรฉcisions plus rรฉflรฉchies et ร prรฉvenir les problรจmes de projet courants en traitant les symptรดmes sous-jacents avant quโils nโapparaissent.
Une rรฉputation de rรฉussite constante des projets et un solide portefeuille de projets rรฉfรฉrenรงables sont essentiels pour prรฉserver la fidรฉlitรฉ des clients et dรฉcrocher de nouveaux contrats. Le niveau dโinvestissement, au dรฉbut du projet, dans les capacitรฉs qui fournissent des informations, sera proportionnel ร la capacitรฉ dโanticiper les problรจmes potentiels pendant le cycle de vie du projet. Un investissement judicieux lors de la prรฉparation du projet rapportera dโรฉnormes dividendes tout au long du cycle de vie de lโactif et maintiendra votre entreprise constamment en tรชte de la liste des soumissionnaires.