COVID et contrôle
automatisation et réduction des coûts et risques des projets dans l’énergie
Steven Bruce, directeur produit chez Idox, partage son avis sur où et comment les acteurs du secteur de l’énergie peuvent exercer un contrôle plus strict sur les projets pour réduire les coûts et les risques dans le contexte actuel où COVID-19 ne rime pas avec contrôle.
Alors que la demande de pétrole augmente, de nombreux opérateurs ont maintenu d’importantes dépenses d’investissement et d’exploitation en attente. Pourtant, bien que la menace internationale des variants de Covid-19 ait ralenti le rythme de la reprise de la demande de pétrole, cette dernière devrait désormais dépasser les niveaux d’avant la pandémie en 2022. Selon S&P Global Platts, la mobilité mondiale en décembre 2021 ne s’est améliorée que de 3,8 %, un taux inférieur à celui d’avant la pandémie, mais le plus élevé depuis la chute rapide de la consommation de pétrole au début de la pandémie en 2020. En outre, l’Agence internationale de l’énergie et l’OPEP prévoient que la demande de pétrole dépassera les 100 millions de barils par jour d’ici l’été 2022, retrouvant ainsi, enfin, les niveaux d’avant la pandémie.
Bon moment, bonne information
Le succès de tout grand projet d’investissement repose sur la garantie que les bonnes personnes disposent des bonnes informations au bon moment pour prendre des décisions éclairées. Un contrôle documentaire inefficace peut souvent être le goulot d’étranglement d’un projet par ailleurs bien géré. Par le passé, les entreprises pouvaient choisir entre embaucher une armée de contrôleurs de documents pour réduire la congestion ou consacrer des millions de dollars à un système de gestion personnalisé.
Aujourd’hui, après des années d’expérience en matière de logiciels de gestion de projets d’ingénierie, des workflows prêts à l’emploi
issus des connaissances acquises et intégrant les bonnes pratiques sont accessibles à un prix abordable. C’est un grand pas en avant comparativement à la période d’avant où des milliers de journées de travail et des millions d’euros étaient perdus chaque année dans les corrections futures dues à un mauvais contrôle des documents. Cependant, étant donné la pression que la COVID-19 continue d’exercer sur les ressources humaines et les coûts des projets, la transformation numérique peut offrir au secteur un moyen de gérer de façon plus serrée les coûts et d’améliorer la qualité du travail tout en réduisant les risques.
Contrôle documentaire automatisé
C’est un problème ancien. Malgré les progrès technologiques qui ont permis aux équipes de se connecter et de collaborer tout en travaillant à distance, les contrôleurs de documents passent encore des heures à suivre des revues d’ingénierie et à rechercher des documents qui semblent s’être volatilisés. Mais que se passerait-il si l’automatisation pouvait prendre la forme d’un système en libre-service qui automatise le contrôle de la distribution des centaines de milliers de documents de projets d’ingénierie créés, révisés et partagés dans le cadre d’un projet ?
Par exemple, grâce à l’automatisation, les ingénieurs peuvent envoyer leurs propres revues et la chaîne d’approvisionnement peut soumettre des RFI sans avoir besoin de l’expertise d’un contrôleur de documents. Une matrice de distribution numérique saura naturellement qui doit être impliquée dans la revue ou la RFI, calculera les délais et enverra des rappels pour les tâches ouvertes afin d’éviter les dépassements de délais. Plutôt que d’attendre dans la boîte de réception d’un contrôleur en attendant d’être transférée, la revue est envoyée directement dans la boîte de réception de la personne qui pourra réaliser sa tâche ou aider à répondre aux questions.
L’application de cette procédure apparemment simple a permis, dans certains cas, de ramener le délai de traitement d’une demande d’information de sept à trois jours, parce que le processus d’acheminement de l’information vers les bonnes personnes, et vice-versa, était entièrement automatisé.
Dans le même ordre d’idées, la transmission des bonnes révisions aux prestataires est un problème particulier dans de nombreux projets. Si vous envoyez trop de mises à jour à un fabricant, vous risquez de recevoir une facture importante. Si
vous n’en envoyez pas assez, vous risquez de payer pour des corrections futures. Pourtant avec l’automatisation, le système fait le tri et transmet uniquement les documents dont les prestataires ont besoin dès qu’ils sont révisés. Ainsi, les frais généraux de contrôle des documents techniques d’ingénierie liés à la nécessité de savoir en permanence qui a reçu quoi sont considérablement réduits, de même que le risque et le coût des corrections futures dues à un contenu obsolète.
La COVID-19 a accéléré l’abandon des copies papier par la numérisation des classeurs de documents papier et la livraison sous forme
de PDF directement dans les appareils des ingénieurs. La livraison peut être personnalisée afin que les travailleurs ne reçoivent que les documents les plus pertinents pour leur Work Package. L’automatisation peut aider les chefs de projet qui utilisent encore des classeurs papier en mettant en évidence les copies qui ont changé depuis la dernière mise à jour du classeur.
Préparer l’avenir d’un projet
Sur un grand projet entièrement nouveau, la capture des Tags d’ingénierie pour la documentation des prestataires est une autre tâche manuelle laborieuse. En plus d’être inefficace, elle éloigne les ingénieurs de leur compétence de base en matière d’ingénierie. Pourtant, cette solution n’a rien de simple.
En effet, un grand projet peut avoir 50 000 documents technique de fournisseur dont l’extraction manuelle prendrait des milliers de jours. Ne pas capturer ces données pour les intégrer au “handover” de fin de projet peut faire gagner du temps sur le projet, mais il s’agit d’une fausse économie qui entraîne un coût encore plus élevé dans les opérations en aval.
Heureusement, le secteur s’oriente de plus en plus vers l’obligation de fournir les relations Tags – document dans le cadre du “handover”, ce qui permet de réaliser des économies de temps et d’argent à l’avenir. L’utilisation d’un moteur d’extraction automatisé et d’une visionneuse centrée sur les Tags peut réduire le temps nécessaire pour extraire et valider les Tags de 80 % et le temps nécessaire ne fera que diminuer à mesure que les techniques d’apprentissage automatique et de traitement du langage naturel s’amélioreront. Elle transforme en avantage concurrentiel ce qui aurait pu être une menace potentielle pour le projet et une source de frustration pour le client. En outre, l’automatisation aide également le secteur à évoluer vers une meilleure standardisation de la transmission des informations en améliorant la conformité ainsi que par la standardisation des processus et des outils.
La COVID-19 a incité la plupart des entreprises du secteur de l’énergie à faire le point, certaines restant à se demander si l’acceptation des retards de planning et des dépassements de budget peut continuer, en particulier face à la pression croissante pour lutter contre le changement climatique. L’automatisation peut faire une énorme différence à chaque étape d’un projet dans l’énergie, en particulier en stimulant l’efficacité, en réduisant les coûts et les corrections futures et en améliorant le respect du planning tout en soutenant les membres du personnel dans leurs rôles respectifs. Appliquées de manière appropriée, les technologies numériques peuvent fournir les bases essentielles de la réussite des projets qui, face aux pressions et aux défis du secteur, ne peuvent être négligées.