Torxen Energy
Bezpieczne przechowywanie danych i wydajne zarządzanie ponad 200 tys. dokumentów inżynierskich

Wyzwanie:

Szybkie wdrażanie rozwiązania do zarządzania dokumentami

Po zakupie Palliser Block w Albercie w Kanadzie – obszar o powierzchni ok. 800 000 akrów wraz z prawami do wydobycia ropy i gazu – firma Torxen Energy musiała znaleźć szybkie we wdrożeniu rozwiązanie do
zarządzania dokumentacją, które mogłoby pomóc w przechowywaniu obsłudze tysięcy dokumentów powiązanych z tym terenem.

Ze względu na znaczny wzrost ilości danych dotychczasowy system zarządzania rysunkami firmy nie był wystarczająco zaawansowany, aby zaoferować wymagane funkcje śledzenia i wyszukiwania dokumentów. Zespół korzystał z folderu na dysku współdzielonym, co oznaczało, że sprawdzanie, weryfikacja i monitorowanie dokumentów odbywało się w sposób niekontrolowany i bez żadnych skoordynowanych procedur śledzenia rewizji.

Oprócz tego w związku z faktem, że wszystkie rysunki muszą być zgodne z realizowanym projektem, w przypadku brakujących lub niemożliwych do odzyskania dokumentów zespół musiał podróżować na miejsce w celu ich odtworzenia. Wymagało to poświęcania zasobów oraz znacznych nakładów czasu i pieniędzy, czego można było uniknąć, wdrażając bardziej zaawansowane rozwiązanie do przechowywania danych.

Rozwiązanie:

Solidne, oparte na chmurze rozwiązanie firmy Idox umożliwiające szybkie śledzenie i lepszy wgląd

Ze względu na rozległe doświadczenie firmy Idox w szybkim wdrażaniu systemów zespół Torxen Energy nawiązał z nią współpracę w zakresie realizacji opartego na chmurze systemu zarządzania dokumentami oraz wsparcia przy migracji danych.

Kluczową zaletą systemu Idox jest możliwość jego uruchomienia natychmiast po zainstalowaniu, co zapewniło zespołowi Torxen proste, niezawodne i skonfigurowane rozwiązanie, które było od razu gotowe do pracy.

Dzięki funkcji szybkiego wyszukiwania, a także możliwości wyświetlania szczegółowych informacji o każdym rysunku, rozwiązanie zapewnia lepszą widoczność i kontrolę nad dokumentami na dużą skalę.

Ian Gabouda, inżynier ds. obiektów z Torxen Energy, powiedział: „Chociaż mieliśmy wewnętrzny system zarządzania rysunkami, był on niespójny i nie był w stanie poradzić sobie z ilością danych, z których korzystamy”.

„Obecnie możemy przeszukiwać wszystkie nasze rysunki techniczne nawet w 20 tys. różnych lokalizacji, dzięki czemu są one znacznie bardziej dostępne i łatwiejsze do wyszukania, co jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami i przeprowadzania audytów. Wgląd i zakres kontroli nad dokumentacją również mają wielkie znaczenie, ponieważ pozwalają nam określić status rysunków i ich użytkowników”.

Korzyści w skrócie:
Szybkie, proste i niezawodne rozwiązanie, dostępne od razu po instalacji.

• Szybkie wdrożenie – uruchomienie systemu i migracja dokumentów w ciągu trzech miesięcy.
• Rozwiązanie oparte na chmurze wspiera pracę w ruchu i redukuje niepotrzebną infrastrukturę.
• Oszczędność czasu, większa produktywność i lepsza widoczność dokumentów.
• Zgodność z wymogami regulacyjnymi i ściślejsza kontrola nad dokumentami.
• Szybkie szkolenia wprowadzające dla użytkowników.

Wynik:

Ponad 200 tys. przeniesionych dokumentów, łatwo dostępnych i możliwych do odzyskania w przyszłości

W ciągu zaledwie trzech miesięcy od rozpoczęcia wdrożenia firma Torxen Energy uzyskała w pełni działający system zarządzania dokumentami, który wspiera obsługę danych w 20 tys. lokalizacji. W ramach projektu zespół Idox przeprowadził również udaną migrację ponad 200 tys. dokumentów inżynieryjnych.

Oprócz oszczędności czasu system ułatwił zespołowi maksymalizację produktywności i sprawniejszą, lepiej skoordynowaną pracę.

Ian Gabuda dodaje: „Teraz łatwiej jest egzekwować odpowiedzialność – możemy monitorować, kto jest w posiadaniu najnowszych rysunków i kiedy zostały one pobrane, co pozwala nam efektywniej zarządzać umowami z wykonawcami EPC. Ponieważ rozwiązanie jest oparte na chmurze, mamy elastyczny dostęp do danych z dowolnego komputera, co ma kluczowe znaczenie przy pracy zdalnej. Pomogło to również zminimalizować niepotrzebne wizyty na miejscu z powodu brakujących rysunków powykonawczych – każdy rysunek kosztuje nawet 1000 dolarów, więc oszczędności są znaczne”.

„Z punktu widzenia relacji partnerskich komunikacja i współpraca z zespołem Idox była doskonała przez cały czas. Ponieważ pracownicy Idox mieli już szeroką wiedzę na temat dotychczasowych danych i rozumieli nasze procesy, pomogli nam zrealizować wyznaczone cele”.

Biorąc pod uwagę sukces wdrożenia, Torxen Energy rozważa już skalowanie systemu w celu dostosowania go do różnych typów dokumentów, takich jak informacje techniczne i proceduralne. To krok, który zapewni większą elastyczność pracownikom operacyjnym potrzebującym dostępu do specyfikacji na miejscu.