Arion Blue
Accompagner l’expansion de l’équipe et améliorer la collaboration avec FusionLive

Défi:

Se doter d’une solution de gestion documentaire flexible mais robuste

Arion Blue LLC (Arion) est une société d’ingénierie multidisciplinaire (EPC) qui propose une gamme complète de services aux clients des secteurs du pétrole et du gaz à travers l’Amérique. L’équipe de cette entreprise relativement jeune mais en pleine expansion avait besoin de déployer rapidement un système de gestion documentaire robuste et fiable, afin de pouvoir servir ses clients efficacement.

Elle cherchait avant tout une solution facile à mettre en œuvre qui lui éviterait de perdre du temps précieux à la configurer puis à apprendre à l’utiliser.

Solution:

Déploiement rapide pour soutenir la croissance de l’entreprise

Après avoir exploré différentes options, Arion a sélectionné FusionLive d’Idox, un système de gestion documentaire dans le cloud. Idox était le fournisseur idéal pour ce projet au regard de l’expérience et des connaissances de son équipe en solutions et services de gestion documentaire pour le secteur de l’ingénierie.

FusionLive offre une solution de gestion documentaire sécurisée pour toutes les informations de projet et simplifie la collaboration et le partage des documents entre collègues, clients, vendeurs et fournisseurs d’Arion. Comme la répartition géographique des utilisateurs de l’entreprise est large, avoir un point de contact unique pour toute la documentation est essentiel pour garantir à la fois l’exactitude et la sécurité.

« Dans notre secteur, les plans finaux et les documents produits sont vitaux. Pouvoir les gérer, tout en répondant à nos propres besoins et aux exigences de nos clients – sans re-paramétrer le système à chaque fois – est un grand avantage.

« Nous apprécions également qu’il n’y ait rien à installer sur nos ordinateurs – une simple connexion suffit, ce qui permet un déploiement pratique, rapide et facile pour nos utilisateurs », a expliqué Robert Henry de chez Arion.

Avec FusionLive, les membres de l’équipe ont désormais accès à la dernière version d’un plan, ce qui leur permet de travailler à distance en toute confiance et d’avoir des workflows plus efficaces et plus précis.

Résultat:

Des milliers de documents gérés et des centaines d’utilisateurs à travers l’Amérique

En quelques semaines seulement, le système de gestion documentaire était opérationnel, entièrement intégré, et prenait déjà en charge la gestion de projets actifs pour de grands clients, dont Anadarko. Le déploiement de FusionLive a donc été essentiel à l’expansion d’Arion, l’équipe ayant pu doubler ses effectifs trois mois seulement après la mise en service de la solution. Les web services de FusionLive ont permis à Arion d’extraire des informations pour les rapports et les besoins en données des clients.

À ce jour, l’entreprise a déjà géré près de 30 000 documents dans le système sur des dizaines de projets individuels. Ces projets incluent un total combiné de plus de 200 utilisateurs internes et externes accédant à distance aux fichiers et aux activités.

« Nous cherchons à étendre certaines fonctionnalités, y compris l’extraction de Tags et les relations entre les Tags et les documents. La capacité actuelle d’exporter rapidement des données hors du système pour les clients est très avantageuse. La capacité de FusionLive à envoyer des documents directement à des tiers est vraiment importante pour nous. En effet, elle accélère le processus de revue en permettant de partager les informations en toute sécurité et de manière entièrement vérifiable. »

L’utilisation d’un système d’échange documentaire (transmittal) permet d’envoyer des documents aux clients sans accès direct à FusionLive, élimine le problème des limites de taille de fichier et permet une communication rationalisée et fiable.

« Nous entretenons d’excellentes relations avec l’équipe d’Idox et nous sommes impatients de travailler avec elle sur le développement futur du produit et son rôle croissant au sein de notre entreprise. »