Torxen Energy
Optimiser le stockage sécurisé des données et la gestion efficace de plus de 200 000 documents techniques

Défi:

Déploiement rapide d’une solution de gestion documentaire

Après l’achat de Palliser Block dans la province d’Alberta, au Canada – une zone d’environ 324 000 hectares de droits d’exploitation pétrolière et gazière – Torxen Energy devait trouver rapidement une solution de gestion documentaire qu’elle pourrait vite déployer pour stocker et gérer les milliers de documents hérités associés à l’actif.

Compte tenu de l’augmentation significative du volume de données, le système de gestion des plans et schémas existant de l’entreprise n’était pas assez sophistiqué pour offrir les fonctionnalités de suivi et de recherche requises. L’équipe utilisait un dossier sur un lecteur partagé. Par conséquent, la vérification et le suivi des documents n’étaient pas contrôlés et réalisés sans aucune procédure coordonnée de suivi des révisions.

De plus, comme tous les plans doivent correspondre à l’actif tel que construit, si des éléments étaient jugés manquants ou irrécupérables, l’équipe devait entreprendre une visite sur site pour les recréer – une perte importante de ressources, de temps et d’argent qui pourrait être évitée en mettant en œuvre une solution de stockage de données plus sophistiquée.

Solution:

Une solution robuste dans le cloud d’Idox pour un suivi rapide et une meilleure visibilité

Reconnaissant sa vaste expérience dans la mise en œuvre rapide de systèmes, Torxen Energy s’est associé à Idox pour se doter d’un système de gestion de documents dans le cloud et migrer les données.

L’un des principaux avantages du système d’Idox est sa capacité à fonctionner immédiatement, offrant à l’équipe de Torxen une solution opportune, simple et fiable qui a déjà été configurée pour les aider

Cette solution, qui offre une fonctionnalité de recherche rapide ainsi que la possibilité de visualiser des détails granulaires associés à chaque plan, a permis d’améliorer la visibilité et le contrôle des documents à grande échelle.

Ian Gabouda, ingénieur des installations de Torxen Energy, a déclaré : « Bien que nous disposions d’un système interne de gestion des plans, il n’était pas fiable et incapable de traiter le volume avec lequel nous travaillions.

« Nous pouvons désormais rechercher tous nos plans et schémas techniques dans jusqu’à 20 000 emplacements différents, ce qui les rend beaucoup plus accessibles et récupérables, ce qui est essentiel à des fins de conformité et d’audit. La visibilité et le contrôle que nous avons maintenant sur la documentation ont également fait une énorme différence, car cela nous permet de déterminer l’état des plans et qui les a actuellement en sa possession. »

Avantages en un coup d’œil:
Solution rapide, simple et fiable, prête à l’emploi

• Mise en œuvre rapide – système opérationnel et documents migrés en trois mois
• La solution dans le cloud prend en charge le travail en déplacement et réduit les infrastructures inutiles
• Gain de temps, productivité améliorée et meilleure visibilité
• Conformité aux exigences réglementaires et contrôle documentaire renforcé
• Formation rapide des utilisateurs embarqués

Résultat:

Plus de 200 000 documents migrés, facilement accessibles et récupérables à l’avenir

En seulement trois mois, Torxen Energy disposait d’un système de gestion documentaire entièrement fonctionnel capable de prendre en charge la gestion des données sur 20 000 sites, ce qui souligne le rythme du déploiement. Dans le cadre du projet, l’équipe d’Idox a également dirigé la migration réussie de plus de 200 000 documents techniques.

En plus des gains de temps, le système a aidé l’équipe à maximiser la productivité et à travailler de manière plus rationalisée et coordonnée.

Ian poursuit : « Il y a désormais une plus grande responsabilité – nous pouvons contrôler qui est en possession des derniers plans et quand ils les ont récupérés, ce qui, combiné, nous permet de gérer plus efficacement les contrats EPC. Comme la solution est dans le cloud, nous avons la possibilité d’accéder aux données à partir de n’importe quel ordinateur, ce qui est essentiel pour prendre en charge le travail en déplacement. Cela a également permis de minimiser les visites inutiles sur le site en raison de plans tel que construit manquants – lorsque chaque plan coûte à lui seul jusqu’à 1000 $ à produire, les économies sont importantes.

« Du point de vue du partenariat, la communication et la collaboration avec l’équipe d’Idox ont été excellentes tout au long du processus. Comme l’équipe avait déjà une bonne connaissance des données héritées et une compréhension approfondie de nos processus, elle a posé les bonnes bases pour obtenir les résultats positifs que nous espérions. »

Compte tenu du succès de la mise en œuvre, Torxen Energy envisage déjà de faire évoluer le système pour prendre en charge différents types de documents, tels que des informations techniques et procédurales – une décision qui accordera une plus grande flexibilité au personnel opérationnel qui a besoin d’accéder aux spécifications sur site.