Wood
FusionLive pomaga firmie Wood w konsolidacji i automatyzacji systemu zarządzania dokumentami w celu zwiększenia efektywności operacyjnej

Informacje ogólne

Dostarczanie światowej klasy rozwiązań w zakresie doradztwa, zarządzania projektami i działalności operacyjnej

Wood to jedna z czołowych na świecie firm zajmujących się doradztwem i procesami inżynieryjnymi w sektorach energii i środowisk odnawialnych. Dzięki 160 latom doświadczenia oraz zatrudnieniu około 40 tys. wyspecjalizowanych pracowników firma dostarcza światowej klasy rozwiązania w zakresie doradztwa, zarządzania projektami i działalności operacyjnej w ponad 60 krajach. Jednym z największych atutów firmy Wood jest wiedza ekspercka – jej zespół stale nadzoruje ponad 400 aktywnych projektów inżynieryjnych.

Wyzwanie

Uproszczenie działalności operacyjnej dzięki konsolidacji i automatyzacji systemów

Z uwagi na bardzo szybki rozwój, firma Wood poszukiwała sposobu konsolidacji i automatyzacji systemu zarządzania dokumentami aby uprościć wszelkie działania operacyjne. Celem było przejście ze starszych rozwiązań na ujednoliconą platformę cyfrową, która zapewniłaby wzrost efektywności wykonywanej pracy „W przeszłości używaliśmy wielu systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi (EDMS), procesów roboczych i procedur, które wymagały uzgadniania i dopasowywania. Były to dobre narzędzia, ale chcieliśmy wdrożyć jeden solidny i konfigurowalny system – zintegrowane rozwiązanie, które spełniałoby wszystkie nasze wymagania funkcjonalne” – mówi Kathy Lust, starszy kierownik ds. informacji projektowych w dziale projektów inżynieryjnych firmy Wood na region obu Ameryk.

Rozwiązanie

Zwiększenie efektywności realizacji projektów dzięki FusionLive

Po przeanalizowaniu sposobu dotychczasowego zarządzania dokumentami oraz prcesami a również i kosztów ich obsługi, firma Wood przeprowadziła wewnętrzną analizę w ramach interdyscyplinarnych sesji roboczych. Po ocenie pierwotnych przyczyn nieefektywności procesów i określeniu możliwości wprowadzenia ulepszeń, dział projektów zdecydował o wybraniu platformy FusionLive firmy Idox. Dzięki inteligentnej automatyzacji, wyodrębnianiu tagów, kontroli nad dokumentami opartej na najlepszych praktykach, gotowym konfiguracjom i niestandardowym pulpitom, to uniwersalne, bezpieczne i działające w chmurze rozwiązanie do zarządzania informacjami inżynieryjnymi (EIM), które zwiększa efektywność realizacji projektów. „W ramach otwartej komunikacji, częstych dyskusji i spotkań na żywo z zespołem Idox, przeanalizowaliśmy błędy funkcjonalne w naszym aktualnym środowisku pracy. Zespół IDOX, poświęcił czas, aby zrozumieć specyfikę naszych procesów i wspólnie z nami opracował nowe odpowiednie rozwiązania. Nasze wymagania zostały uwzględnione w procesie rozwoju produktu do tego stopnia, że dostarczone moduły w programie FusionLive, zostały opracowane na podstawie naszych bezpośrednich opinii” – wyjaśnia Drez England, kierownik ds. kontroli dokumentów w dziale projektów

inżynieryjnych firmy Wood na region obu Ameryk. W trakcie migracji dokumentów do FusionLive rozpoczęły się problemy z poprzednim systemem zarządzania dokumentami (DMS), co spowodowało poważny kryzys w jednym z największych projektów realizowanych pod klucz, przez firmę Wood. Prace budowlane były już dość zaawansowane, a wkrótce miało rozpocząć pracę kilku nowych wykonawców. Na projekcie było już rozpoczęte ponad 6000 inżynieryjnych procesów oraz około 30 tys. dokumentów dostarczonych przez dostawców i podwykonawców. Bez nowego systemu nie było możliwości osiągnięcia wymaganej wydajności. Firma Wood musiała zdecydować, czy zmodernizować dotychczasowy system, czy też skupić się na implementacji rozwiązania FusionLive.

Podjęto szybką decyzję o przyspieszeniu wdrożenia FusionLive o cztery miesiące względem pierwotnego harmonogramu. „Ze względu na stojące przed nami wyzwania przyspieszyliśmy naukę obsługi systemu FusionLive w trakcie aktywnej realizacji projektu. Musieliśmy wprowadzić w nowy system, duży zespół projektowy i wykonawców, którzy wcześniej w ogóle go nie znali. Udało się to sprawnie zrobić dzięki wysiłkowi Raula Rosalesa, kierownika ds. wsparcia systemów EDMS w firmie Wood, oraz pomocy firmy Idox. Raul Rosales i zespół Idox, intensywnie pracowali nad rozwojem, migracją i implementacją FusionLive w celu jego wdrożenia i jak najszybszego uruchomienia” – mówi Drez England.

Zespół firmy Wood uznał, że rozwiązanie FusionLive spełnia jego oczekiwania w zakresie realizacji. Dlatego implementacja zakończyła się w 2019 roku, a system został wprowadzony w obu Amerykach w 2020 roku. Od tego czasu firma Wood zarządza wszystkimi nowymi projektami w systemie FusionLive, a ponadto przeniosła do niego całość starszych projektów. Produkt jest łatwy w obsłudze, więc zespół mógł samodzielnie przeprowadzić migrację, co pomogło w ograniczeniu kosztów. W dodatku migrację można przeprowadzić w kilku etapach. „Nie było potrzeby przeniesienia wszystkich projektów jednocześnie, więc migracja do FusionLive była znacznie wygodniejsza. Dzięki swojej prostocie, rozwiązanie umożliwiło nam przeniesienie projektów w dogodnym czasie i z wykorzystaniem naszych własnych metod. Najpierw przenieśliśmy dokumenty o znaczeniu krytycznym, a potem całą resztę” – wyjaśnia Raul Rosales.

Wyzwanie

Lepsza wydajność zarządzania informacjami inżynieryjnymi, wyższa efektywność i ograniczenie czasochłonnej obsługi ręcznych procesów

Dzięki wdrożeniu FusionLive, firma Wood może zapewnić lepszą wydajność zarządzania informacjami inżynieryjnymi (EIM) i terminową realizację kluczowych projektów. Automatyzacja procesu przekazywania dokumentacji, umożliwia stosowanie wstępnie wypełnionych metadanych oraz upraszcza przesyłanie oficjalnych dokumentów do przeglądu. Dlatego rozwiązanie FusionLive pomogło firmie Wood skrócić czas poświęcany na te zadania o około 30%, co zapewnia znaczną oszczędność kosztów. Dzięki bezpośrednim powiązaniom między dokumentami głównymi i załącznikami, czas wyszukiwania i przetwarzania skrócił się o 15% w porównaniu z wcześniejszym systemem, co przełożyło się na dodatkowy wzrost efektywności. Kolejną korzyścią są procesy automatycznego przygotowywania dokumentacji, które umożliwiają szybkie przekazywanie plików klientom końcowym, dzięki czemu zespół ds. kontroli dokumentów nie musi publikować każdego z nich oddzielnie. Po zakończeniu formalnych przeglądów i przygotowaniu dokumentów do rewizji, system automatycznie generuje i ponownie przesyła skonsolidowane wersje do FusionLive, co zwiększa efektywność i znacznie skraca czas poświęcany na te zadania.

Michelle Garza, Project Information Manager at Wood, explains, “We wanted to have a new look and feel with little to no disruption to the current work process. With FusionLive, we were able to mirror the existing interfaces of our project management APIs (Application Program Interface) – making the transition for document control smooth and hassle-free. Our clients are happy because there’s more data available in FusionLive. Previously, information such as expected return dates resided in project management tools, but now it sits on FusionLive – eliminating the need to create ad hoc reports for clients to have complete visibility of vendor data. The search capability in FusionLive is also a lot more user-friendly and intuitive than the previous platform we were using. FusionLive requires no installation and is a browser-agnostic system, therefore it’s accessible from anywhere with internet access and we’re no longer limited to using Internet Explorer.”

Michelle Garza, kierownik ds. informacji projektowych w firmie Wood, wyjaśnia: „Chcieliśmy uzyskać nowy wygląd i sposób obsługi bez zakłócania bieżącego procesu pracy. Dzięki FusionLive mogliśmy odtworzyć dotychczasowe interfejsy API zarządzania projektami, więc przejście działu kontroli nad dokumentami na nowe rozwiązanie było płynne i bezproblemowe. Nasi klienci są zadowoleni, ponieważ w rozwiązaniu FusionLive dostępnych jest więcej danych. W przeszłości informacje takie jak oczekiwane daty zwrotu znajdowały się w narzędziach do zarządzania projektami, ale obecnie są przechowywane w FusionLive. Klienci mają więc pełny wgląd w dane dostawców bez konieczności generowania raportów ad hoc. Również funkcja wyszukiwania w FusionLive jest znacznie wygodniejsza i bardziej intuicyjna niż w przypadku poprzedniej platformy. Rozwiązanie FusionLive nie wymaga instalacji oprogramowania i działa w dowolnej przeglądarce, więc można z niego korzystać z dowolnego miejsca z dostępem do internetu i nie jesteśmy już ograniczeni do Internet Explorera”.

Firma Wood chciała zintegrować wszystkie procesy zarządzania dokumentami w jednym miejscu i wdrożyć rozwiązanie w różnych lokalizacjach na całym świecie. „Dzięki FusionLive stopniowo ograniczyliśmy liczbę platform używanych w ramach naszej pracy, a także liczbę pracowników niezbędnych do wspierania naszych narzędzi” – dodaje Drez England. „Okazało się to bardzo opłacalne. Obecnie upowszechniamy FusionLive w zespołach na całym świecie i wprowadzamy wsparcie oparte na lokalnym modelu pomocy technicznej – to coś, co chcieliśmy zrobić przez kilka ostatnich lat. Dotychczas system został wdrożony w siedmiu biurach, w tym w naszym oddziale w Calgary”. Pulpity nawigacyjne i systemy raportowania w FusionLive zapewniają metryki, które pozwalają łatwo wykrywać niespójności i obszary wymagające ulepszeń. Przede wszystkim rozwiązanie ułatwia standaryzację danych, zapewniając maksymalną efektywność cyfrowego środowiska współpracy w firmie Wood. „Choć mamy oddziały na całym świecie, FusionLive pomaga nam działać jako jeden organizm i eliminuje lokalizacyjne bariery. Oprogramowanie jest znacznie wydajniejsze niż nasza poprzednia platforma. Możemy aktywnie zarządzać projektami, więc każda osobogodzina przynosi maksymalne, wymierne korzyści. FusionLive skutecznie wspiera nasze procesy realizacji projektów, ułatwiając nam integrację z wykonawcami, podwykonawcami, klientami i systemami zarządzania dokumentacją” – dodaje Kathy Lust.