Cleco
Zarządzanie inżynieryjnymi sposobami pracy i dokumentami dzięki systemowi Idox

Wyzwanie:

Dystrybucja raportów i przeglądy dokumentów przesyłanych przez wykonawców

Cleco jest regulowanym przedsiębiorstwem użyteczności publicznej obsługującym około 288 000 klientów detalicznych i hurtowo dostarczającym energię w Luizjanie i Mississippi. Założona w 1935 roku firma zatrudnia ponad 1200 osób w całym stanie Luizjana.

Zajęty zespół inżynierów, który wspiera codzienne operacje w Cleco, zarządza wieloma projektami w całej firmie. Dystrybucja raportów i przeglądy dokumentów przesyłanych przez wykonawców to proces o znaczeniu krytycznym.

Aby proaktywnie zarządzać rozwojem organizacji, na początku 2017 r. firma Cleco przeprowadziła analizę swoich sposobów pracy i aktualnych procesów zatwierdzania. Zespół firmy uznał, że dotychczasowy system nie spełnia już wszystkich oczekiwań.

W nawiązaniu do zmian w firmie, mających na celu wdrożenie systemów SAP i Oracle Primavera, Dział Kontroli i Zarządzania Projektami w Cleco dodatkowo dostrzegł możliwość wprowadzenia standaryzacji numeracji dokumentów.

Rozwiązanie:

Bezpieczne rozwiązanie do współpracy projektowej oparte na chmurze

Poszukując łatwo dostępnego rozwiązania ze ścisłą kontrolą dostępu i przepływami pracy obejmującymi zorganizowane procesy biznesowe, firma Cleco dokonała przeglądu kilku systemów kontroli dokumentów opartych na chmurze. Wybrała ofertę swojego wieloletniego partnera technologicznego, firmy Idox.

Randy Steinhoff, kierownik ds. wsparcia zarządzania projektami w Cleco, wyjaśnia: „Z naszego doświadczenia wynika, że Idox zapewnia doskonałe wsparcie dla klientów i użytkowników. Dzięki obsłudze nieograniczonej liczby użytkowników rozwiązanie jest również bardzo wygodne dla inwestora w przypadku realizowania wielu zadań we współpracy z różnymi wykonawcami”.

Korzystając ze szkoleń i usług doradczych w Idox, firma Cleco wdrożyło FusionLive – bezpieczne, oparte na chmurze rozwiązanie do współpracy projektowej dla inwestorów oraz wykonawców zamówień inżynieryjnych i budowlanych (EPC).s).

Rozwiązanie firmy Idox ulepsza procesy biznesowe w systemach zarządzania dokumentami bez ryzyka dla systemów i sieci wewnętrznych. Poprawia, wspiera i upraszcza współpracę projektową i zarządzanie dokumentami w projektach budowlanych i inżynieryjnych każdej wielkości.

Pulpit nawigacyjny Business Intelligence udostępnia dane w czasie rzeczywistym, które pomagają menedżerom podejmować świadome decyzje biznesowe, a w przypadku kontrolerów dokumentów ograniczają wąskie gardła wydajności w procesach kontroli dokumentów.

„Podczas przejścia na FusionLive niektórzy klienci byli niezdecydowani i sprzeciwili się, gdy dowiedzieli się, że wymagamy od nich korzystania z rozwiązania do współpracy przy projektach inżynierskich” – dodaje Steinhoff. „Mieli własne serwery FTP do przesyłania plików i nie widzieli korzyści w stosowaniu naszego systemu. Szybko jednak zdali sobie sprawę, że FusionLive to znacznie więcej niż witryna FTP. Opcje kontroli wersji w połączeniu z funkcjami dwukierunkowej odpowiedzialności przekonały ich do tego rozwiązania. W wielu przypadkach klienci sami podawali terminy realizacji działań i udzielali odpowiedzi na zapytania o informacje (RFI), aby informować nas na bieżąco i zgodnie z harmonogramem. Dzięki temu nie musieliśmy używać FusionLive do pilnowania terminów. Oznacza to, że gdy firma przekona swoich klientów do nowego rozwiązania, uświadomią oni sobie korzyści, których nigdy wcześniej nie brali pod uwagę”.

Wynik:

FusionLive przekracza oczekiwania Cleco

Rozwiązanie firmy Idox znacznie usprawniło stosowane przez Cleco procesy dotyczące zatwierdzeń, zapytań o informacje i przesyłania dokumentów oraz współpracy z dostawcami. Zespół Cleco uważa, że FusionLive ma kluczowe znaczenie dla działalności firmy. Jak podsumowuje Steinhoff: „Jakość obsługi klienta i wsparcie produktów firmy Idox przekroczyły nasze oczekiwania. Zespół programistów jest zawsze zainteresowany naszymi opiniami i stara się uwzględnić je w aktualizacjach oprogramowania”.