Cleco
Gère les documents techniques et les workflows de projets d’ingénierie avec Idox

Défi:

Distribution des rapports et revue des documents techniques soumis par des fournisseurs

Cleco est une société réglémentée active dans le domaine des utilités avec un portefeuille d’environ 288 000 clients pour son activité de vente au détail. Elle fournit aussi de l’électricité en gros en Louisiane et au Mississippi. Fondée en 1935, la société emploie plus de 1 200 personnes dans tout l’État de Louisiane.

L’équipe d’ingénieurs qui s’occupe des opérations quotidiennes de Cleco gère plusieurs projets dans toute l’entreprise. La distribution des rapports et la revue des documents techniques soumis par des fournisseurs sont des processus stratégiques.

Pour gérer de manière proactive sa propre croissance organisationnelle, Cleco a décidé, au début de l’année 2017, d’évaluer ses workflows de revue et d’approbation des documents techniques, et est arrivé à la conclusion que son système existant ne répondait plus entièrement à ses besoins.

Le département « Project and Governance Controls » de Cleco ayant déjà entammé une démarche axée sur la conformité – par la mise en œuvre de SAP et d’Oracle Primavera pour la gestion de projet, et la formalisation des règles de numérotation des documents –, a profité de cette opportunité pour se mettre à niveau dans le domaine de la gestion documentaire.

Solution:

Une solution sécurisée de collaboration dans le cadre des projets dans le cloud

Cleco a passé en revue plusieurs systèmes de gestion et de contrôle documentaire dans le cloud, pour trouver une solution facilement accessible avec contrôle strict des accès, intégrant des workflows de validation et des processus métiers structurés. Cleco a trouvé cette solution chez Idox, son partenaire technologique de longue date.

Randy Steinhoff, superviseur au département « Project Management Support » chez Cleco, explique : « Nous savions, par expérience, que le support client et utilisateurs d’Idox était performant ». Le fait que le support prenne en charge un nombre illimité d’utilisateurs rend la solution très pratique pour une organisation qui gère plusieurs projets en parrallèle avec différents fournisseurs. »

Cleco a donc déployé FusionLive, solution sécurisée de collaboration dans le cadre des projets dans le cloud, pour les donneurs d’ordres et les Ingénieries (EPC), en s’appuyant sur les prestations de services de formation et de conseils d’Idox

La solution d’Idox permet de déployer les processus métiers de gestion documentaire auprès des acteurs internes et externes aux projets, sans risquer d’exposer les systèmes et réseaux internes. Elle prend en charge, simplifie et améliore la collaboration et la gestion documentaire dans le cadre de projets de construction et d’ingénierie de toutes tailles.

Les tableaux de bord avancés fournissent des données en temps réel permettant aux décideurs de piloter de manière éclairée et aux gestionnaires de documents de réduire les goulots d’étranglement émanant des processus de revues et de contrôles.

« À l’occasion du déploiement de FusionLive, certains clients se sont montrés hésitants lorsque nous leur avons demandé d’utiliser la solution pour collaborer dans le cadre de nos projets d’ingénierie », poursuit M. Steinhoff. « Ils utilisaient leurs propres sites FTP (protocole de transfert de fichiers) et ne voyaient pas l’intérêt d’exploiter notre système. Ils ont rapidement réalisé que FusionLive était bien plus qu’un simple site FTP. La capacité de contrôle des versions documentaires combinée aux fonctionnalités de suivi et de contrôle des objectifs partagés en ont fait des adeptes. À de nombreuses reprises, nos clients se sont basés sur les dates d’échéance des activités et les demandes d’informations (RFI) restées sans réponse pour communiquer avec nous et nous aider à respecter le planning (inversant ainsi la tendance qui consiste à utiliser FusionLive pour aider nos clients à respecter le planning). En conclusion, une fois la solution adoptée par ses clients, l’entreprise en tire des bénéfices qu’elle n’avait pas vraiment soupçonnés auparavant. »

Résultat:

FusionLive répond au-delà des attentes de Cleco

La solution d’Idox a permis d’optimiser considérablement les processus d’approbations de Cleco, la gestion des RFI, les échanges documentaires, ainsi que la collaboration avec les fournisseurs. En réalité, la société affirme que FusionLive est stratégique pour ses processus métiers. « Le service client et le support produit d’Idox ont répondu au-delà de nos attentes. L’équipe de développement continue de solliciter notre avis d’utilisateurs et ne ménage pas ses efforts pour en tenir compte dans les évolutions logicielles. »