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Basin Electric Power Cooperative
Optimiser la collaboration et permettre/rรฉaliser la migration de plusieurs millions de documents

Dรฉfi:

ร‰volution des processus de gestion documentaire pour des gains d’efficacitรฉ continus

Basin Electric Power Cooperative (Basin Electric) est une sociรฉtรฉ ร  but non lucratif, dรฉtenue par des clients, qui assure la production et la distribution d’รฉlectricitรฉ en gros ร  un rรฉseau de coopรฉratives รฉlectriques rurales dans neuf ร‰tats amรฉricains. Cette sociรฉtรฉ, qui dessert trois millions de consommateurs, dispose d’un portefeuille รฉnergรฉtique diversifiรฉ comprenant du charbon, du gaz et des รฉnergies renouvelables, notamment l’รฉnergie รฉolienne.

Une gestion documentaire efficace est essentielle au bon dรฉroulement des activitรฉs quotidiennes de Basin Electric. Par consรฉquent, lorsque son ancien fournisseur a annoncรฉ son intention d’arrรชter le support de son systรจme actuel, l’รฉquipe a tenu ร  trouver une solution alternative susceptible de s’adapter ร  ses besoins en tant qu’entreprise basรฉe

Comme Basin Electric exploite des installations dans plusieurs ร‰tats, la nouvelle solution devait รฉgalement รชtre hautement configurable pour s’adapter aux diffรฉrents systรจmes de numรฉrotation et processus qui existaient dans le groupe.

ยซ Le gain de temps est รฉnorme. Nous pouvons gรฉnรฉrer des plans et les traiter beaucoup plus rapidement qu’en utilisant une imprimante et en les dupliquant manuellement. Notre processus de revue est รฉgalement plus rapide, les projets respectent le planning et les soumissions peuvent รชtre traitรฉes par voie รฉlectronique. ยป

Clint Wald
Spรฉcialiste principal des documents d’ingรฉnierie
Basin Electric Power Cooperative

Rozwiฤ…zanie:

Partenariat avec Idox pour un partage de documents sรฉcurisรฉ, flexible et collaboratif

Suite ร  un appel d’offres, Basin Electric a รฉvaluรฉ diffรฉrents fournisseurs et a retenu Idox comme fournisseur. FusionLive a donc รฉtรฉ mis en service en mars 2018. En plus de fournir un systรจme de gestion documentaire sรฉcurisรฉ et flexible pour toutes les informations du projet, la solution d’Idox offre un moyen plus simple de partager des fichiers au sein de l’รฉquipe, quel que soit le format de fichier natif. Tous les collรจgues ont ainsi un accรจs rapide ร  la derniรจre version d’un plan, ce qui rationalise la communication et optimise la collaboration.

Idox a รฉgalement travaillรฉ avec l’รฉquipe pour configurer une solution adaptรฉe aux cycles de vie des documents et aux workflows, avec des contrรดles d’accรจs configurables pour garantir la confidentialitรฉ de certains documents.

Clint Wald, spรฉcialiste principal des documents d’ingรฉnierie chez Basin Electric Power Cooperative explique que ยซ En tant que coopรฉrative, nos processus de gestion documentaire ont รฉvoluรฉ, passant de plans papiers ร  un systรจme plus robuste qui sรฉcurise les millions de documents que nous avons.

ยซ Notre objectif รฉtait de rendre tout disponible en ligne afin que l’รฉquipe puisse localiser rapidement les plans. Avec le systรจme d’Idox, les ingรฉnieurs peuvent visualiser toutes nos soumissions ร  partir d’un rรฉfรฉrentiel central. Nous sommes aussi en mesure d’accorder un accรจs simultanรฉ ร  plusieurs utilisateurs autorisรฉs, oรน qu’ils se trouvent. ยป

Rรฉsultat:

Migration rรฉussie de millions de documents et gain de temps significatif

La solution d’Idox a effectivement pris en charge le transfert de plus d’un million de documents, dont environ 500 000 sont actifs et en cours d’utilisation. En mettant en ล“uvre un systรจme complet de gestion documentaire, Basin Electric peut รชtre assurรฉ que tous ses employรฉs travaillent tous ร  partir de la version la plus rรฉcente d’un fichier. Cette possibilitรฉ est source de sรฉcuritรฉ et d’รฉconomies, car elle amรฉliore la prรฉcision, facilite la collaboration et rรฉduit les erreurs. Chaque installation a รฉgalement pu conserver ses workflows, ce qui a permis de garantir l’intรฉgritรฉ des documents avec un minimum de perturbations. ยซ Le gain de temps est รฉnorme. Nous pouvons gรฉnรฉrer des plans et les traiter beaucoup plus rapidement qu’en utilisant une imprimante et en les dupliquant manuellement. Notre processus de revue est รฉgalement plus rapide, les projets respectent le planning et les soumissions peuvent รชtre traitรฉes par voie รฉlectronique.

ยซ Lorsque nous travaillons sur des projets, nous recevons de nombreux appels de collรจgues qui sollicitent notre aide pour localiser des plans. Dรฉsormais, nous pouvons leur trouver une image en quelques minutes โ€“ avoir un systรจme rapide est tellement prรฉcieux et connaรฎtre le statut exact d’un document ร  tout moment est vraiment important. ยป, a ajoutรฉ M. Wald.

Auparavant, les documents รฉtaient stockรฉs localement. Les membres de l’รฉquipe n’avaient alors pas accรจs aux fichiers ร  jour lorsqu’ils รฉtaient modifiรฉs par quelqu’un d’autre. La solution d’Idox รฉlimine ce dรฉfi en accordant un accรจs simultanรฉ pour faciliter la continuitรฉ des activitรฉs.

Comme chaque projet utilise une maniรจre diffรฉrente de transmettre les donnรฉes aux rรฉviseurs, Basin Electric rรฉflรฉchit dรฉjร  ร  la maniรจre dont elle peut faire รฉvoluer le systรจme. Elle compte d’ailleurs utiliser les nouvelles versions de produits supportant un navigateur web additionel et une plateforme supplรฉmentaires.

Published On: 28 August 2020

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