COVID i kontrola

W świecie, w którym COVID-19 i kontrola wydają się razem oksymoronem, Steven Bruce, dyrektor produktu w Idox, dzieli się swoimi spostrzeżeniami na temat tego, gdzie i jak gracze energetyczni mogą sprawować ściślejszą kontrolę nad projektami w celu zmniejszenia kosztów i ryzyka.

1. Odpowiednie informacje we właściwym czasie
2. Automatyczna kontrola nad dokumentami
3. Sprawniejsza realizacja projektu

Odpowiednie informacje we właściwym czasie

Podstawą sukcesu każdego dużego projektu kapitałowego jest zapewnienie odpowiednim osobom właściwych informacji w stosownym czasie, aby mogły one podejmować merytoryczne decyzje oparte na danych. Nieefektywna kontrola dokumentów często może być wąskim gardłem dobrze zarządzanego projektu. W przeszłości firmy miały jedynie wybór między zaangażowaniem dużego zespołu kontrolerów dokumentów, aby zmniejszyć zatory, a przeznaczeniem milionów dolarów na niestandardowy system zarządzania, aby ograniczyć skutki kryzysu.

Obecnie, dzięki wieloletniemu doświadczeniu w zakresie oprogramowania do zarządzania dokumentami inżynieryjnymi, firmy mogą w przystępnej cenie korzystać z gotowych przepływów pracy opartych na wiedzy oraz najlepszych praktyk. To duży krok naprzód, biorąc pod uwagę tysiące dni pracy i miliony funtów tracone co roku na przeróbki niezbędne z powodu słabej kontroli nad dokumentacją. Pandemia COVID-19 nadal wywiera presję zarówno na zasoby ludzkie, jak i koszty projektów, więc transformacja cyfrowa może pomóc przemysłowi w lepszym zarządzaniu kosztami i poprawie jakości przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka.

Related posts

Automatyczna kontrola nad dokumentami

To odwieczny problem. Mimo postępu technologicznego, który umożliwił zespołom łączenie się i współpracę zdalną, kontrolerzy dokumentów wciąż spędzają wiele godzin na przeszukiwaniu dokumentacji projektowej i wyszukiwaniu potrzebnych informacji. A gdyby tak można było wdrożyć samoobsługowy system, który automatyzuje kontrolę nad dystrybucją setek tysięcy dokumentów inżynierskich tworzonych, modyfikowanych i rozpowszechnianych w ramach dowolnych projektów?

Dzięki automatyzacji inżynierowie mogą wysyłać własne rewizje, a zespół ds. łańcucha dostaw może przesyłać zapytania o informacje (RFI) bez konieczności udziału doświadczonych kontrolerów dokumentów. Cyfrowy system dystrybucji z łatwością określa, kto musi być uczestnikiem przeglądów lub zapytań o informacje, oblicza terminy i wysyła przypomnienia o otwartych zadaniach, aby uniknąć opóźnień w realizacji. Wynik przeglądu nie czeka na przekazanie w skrzynce odbiorczej kontrolera dokumentów, lecz trafia bezpośrednio do osoby, która może zweryfikować dokument lub pomóc w odpowiedzi na pytania. Wydaje się to proste, ale zauważyliśmy, że dzięki całkowitej automatyzacji obiegu dokumentów, które są dostarczane do właściwych osób, czas realizacji zapytania o informacje skraca się czasami z siedmiu do trzech dni.

Podobnie przesyłanie właściwych rewizji dokumentów do wykonawców może być istotnym problemem w wielu projektach. Wysyłanie zbyt wielu aktualizacji do wykonawców zwiększa koszty, ale z kolei zbyt rzadkie aktualizowanie dokumentacji może prowadzić do większych kosztów związanych z ponowną pracą. W takich przypadkach system może skutecznie automatyzować przekazywanie dokumentów potrzebnych wykonawcom, gdy tylko zostaną one zweryfikowane. Znacznie zmniejsza to nakłady związane z kontrolą dokumentów technicznych i ciągłym monitorowaniem tego, kto co otrzymał, a także ogranicza ryzyko i koszty dotyczące zmian z powodu nieaktualnej treści.

Pandemia COVID-19 pomogła przyspieszyć odejście od kopii papierowych poprzez digitalizację i dostarczanie dokumentacji w formacie PDF bezpośrednio na urządzenia inżynierów. Sposób dostarczenia można dostosować tak, aby pracownicy otrzymywali tylko te dokumenty, które najbardziej odpowiadają ich pakietowi roboczemu. W przypadku menedżerów projektów, którzy nadal używają papierowej dokumentacji, automatyzacja może pomóc, wskazując, które kopie uległy zmianie od ostatniej aktualizacji zestawu dokumentów.

Sprawniejsza realizacja projektu

W przypadku dużych projektów typu greenfield wyodrębnianie tagów inżynieryjnych na potrzeby dokumentacji dla dostawców jest kolejnym pracochłonnym zadaniem ręcznym. Jest to nieefektywny proces, który odciąga inżynierów od ich podstawowych zadań, czyli pracy technicznej.

Nie ma też prostego rozwiązania – duży projekt może obejmować 50 000 dokumentów dostawców, a ręczne wyodrębnianie zajęłoby tysiące dni. Rezygnacja z wyodrębniania tagów i włączenia ich w proces przekazywania informacji może zaoszczędzić czas w ramach projektu, ale są to pozorne oszczędności, która skutkuje jeszcze większymi kosztami na dalszych etapach.

Na szczęście branża w coraz większym stopniu zmierza w kierunku wprowadzenia wymagań dotyczących tagowania danych w dokumentach w ramach ich przekazywania, co w przyszłości przełoży się na oszczędność czasu i kosztów. Wykorzystanie zautomatyzowanego mechanizmu ekstrakcji i przeglądarki zorientowanej na tagi może skrócić czas potrzebny na wyodrębnianie i weryfikację tagów nawet o 80%, a wraz z udoskonaleniem technik uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego korzyści staną się jeszcze większe. W ten sposób to, co mogło być potencjalnym zagrożeniem dla projektu i źródłem frustracji klienta, zmienia się w przewagę konkurencyjną. Ponadto automatyzacja pomaga również branży przejść do lepszej standaryzacji przekazywania informacji dzięki poprawie zgodności oraz normalizacji procesów i narzędzi.

COVID-19 skłonił większość firm energetycznych do przeprowadzenia dogłębnych analiz, a niektóre z nich zastanawiają się, czy można nadal akceptować opóźnienia harmonogramów i przekroczone budżety, zwłaszcza w obliczu rosnącej presji na walkę ze zmianami klimatu. Automatyzacja może mieć ogromne znaczenie na każdym etapie projektu energetycznego – zwiększa wydajność, redukuje koszty i przeróbki oraz poprawia zgodność z harmonogramem, jednocześnie wspierając pracowników w wykonywaniu określonych obowiązków. Właściwie zastosowane technologie cyfrowe mogą stanowić podstawę sukcesu projektu, której nie można pominąć w obliczu presji i wyzwań w całym sektorze.